Réunissez votre équipe dans un cadre inspirant et propice aux grandes décisions stratégiques.
Une réunion d’équipe, un séminaire ou un lac-à-l’épaule ne s’improvise pas! Du choix de la salle aux activités proposées, plusieurs éléments sont à prévoir pour créer une rencontre efficace, agréable et rassembleuse. Voici quelques conseils pour bien préparer votre prochain événement d’affaires dans les Cantons-de-l’Est.
Définir l’expérience recherchée : hôtel plus traditionnel pour une réunion d’affaires comme l'Hôtel Chéribourg, auberge de luxe au bord de l’eau avec le Manoir Ripplecove, centre de villégiature en pleine nature avec Jouvence, lieu exclusif pour un lac-à-l’épaule en toute tranquillité avec le Domaine Lac Brompton ou encore manoir pour impressionner vos convives avec le Manoir Maplewood. Les Cantons offrent des lieux pour chaque type de rencontre. Explorez les différents lieux de réunions dans les Cantons-de-l’Est.
Visiter avant de réserver : prenez le temps de découvrir les espaces, les équipements et les services offerts. Une petite visite peut faire toute la différence et vous éviter bien des imprévus le jour venu!
Choisir un lieu adapté : Avant de réserver une salle de conférence, prenez le temps de visiter les lieux qui vous intéressent. Cette visite vous permettra de rencontrer les personnes-ressources, de découvrir les différentes salles et de vérifier les équipements et services offerts. Vous pourrez également réfléchir à l’aménagement de l’espace en fonction du déroulement de votre rencontre. N’hésitez pas à demander directement à l’établissement s’il est possible de planifier une visite.
Envoyer une invitation officielle : L’invitation représente le premier contact des participants avec l’événement. Elle doit présenter clairement les informations essentielles, tout en donnant un aperçu de l’expérience à venir. Ajouter des photos de l’endroit!
Faire appel à un organisateur ou un animateur : Assurer la bonne allure de l’événement.
Établir un ordre du jour : Déterminez à l’avance le contenu, le déroulement et la durée de chaque activité. Un ordre du jour bien structuré permet aux participants de connaître les objectifs de la rencontre et facilite la gestion du temps.
Organiser des activités d’équipe (consolidation/team building) : Durant la journée ou le séjour d’affaires, donnez un moment de répit pour permettre à votre équipe de décrocher.
Quelques attentions peuvent contribuer à rendre l’expérience plus mémorable pour les participants.
Vêtements : Une pièce de vêtement avec un dessin ou un logo qui rappelle l’événement. Exemple : un crewneck ou des bas.
Boîte-cadeau : composez-la de collations, de boissons, de produits artisanaux et de produits locaux provenant de la région visitée. Dans les Cantons-de-l’Est, pensez notamment aux produits de Bleu Lavande, aux bières du Siboire (également offertes sans alcool), aux vins des vignobles La Bauge et L’Orpailleur, ou encore du Cep d’Argent, aux produits de la Fromagerie La Station et à ceux de la distillerie Cherry River.
Tirage de séjours ou d’activités : organisez un petit concours entre collègues et faites tirer un séjour dans un établissement de la région, une activité ou une carte-cadeau. Parmi les options, pensez notamment à l’Espace 4 Saisons, à l’OTL Gouverneur Sherbrooke ou au Manoir Hovey. Pour une activité, le Strom Spa, le Spa Bolton, le Zoo de Granby ou l’ASTROLab sont quelques idées à découvrir dans les Cantons-de-l’Est.
Les participants garderons un beau souvenir de ce Lac-à-l’épaule ou du congrès!
Un lac-à-l’épaule est avant tout un moment pour prendre du recul, échanger et faire avancer les idées. Pour en profiter pleinement, prévoyez des moments d’échange, restez à l’écoute de votre équipe et laissez de la place aux discussions spontanées. À vos crayons! Notez les idées qui émergent et laissez-vous surprendre par celles qui pourraient faire avancer votre équipe!
Choisir un établissement certifié Clé Verte : Cette certification assure que l’établissement est durable. Avec Clé Verte, ils ont les outils nécessaires pour adopter des pratiques durables et donc atteindre ces objectifs en matière de durabilité. Exemple: Espace 4 Saisons, Estrimont, OTL Gouverneur Sherbrooke et Le Ripplecove Hotel & Spa
Produits locaux et de saison : Pour les repas, les pauses et les boissons, misez sur les produits de saison et les fournisseurs de la région. Une façon de réduire les déplacements liés à l’approvisionnement tout en faisant découvrir les saveurs locales.
Nombre de repas précis : Déterminer le nombre de repas le plus précisément possible, afin d’éviter les surplus et le gaspillage de nourritures et de breuvages.
Bouteilles d’eau : Éliminer l’utilisation des bouteilles d’eau à usage unique. Pourquoi ne pas leur offrir une bouteille d’eau avec leur nom.
Transport : Lorsque possible, privilégiez le transport collectif, le covoiturage, la marche ou le vélo. Pour les déplacements en voiture, les véhicules électriques peuvent également être une option.
Réutiliser, recycler, composter : Utiliser des nappes, serviettes et centres de tables réutilisables, recyclables ou compostables.
Vous avez quelques heures de libre avant de reprendre la route? Profitez-en pour découvrir les Cantons lors de votre déplacement professionnel! Une balade au bord du lac Memphrémagog, une pause gourmande dans l’une des tables champêtres, une virée sur la Route des vins de Brome-Missisquoi, une soirée à la rencontre du ciel étoilé ou encore une découverte culturelle à Sherbrooke… difficile de ne pas trouver une activité qui saura vous plaire! Pourquoi ne pas prévoir une activité avant de partir et profiter de votre passage pour faire d’une pierre deux coups?
